sharing design: 2014

Tuesday, December 9, 2014

Mail Merge Menggunakan gambar

Langkah-langkah Tahap 1:

Siapkan terlebih dahulu file untuk gambar dan simpan dalam folder yang sama dengan dokumen mail merge

Buat data source di Microsoft Excel 2007 atau 2010 seperti contoh berikut ini dan simpan dalam format ) dengan nama menu. Pastikan Nama Gambar sesuai dengan nama file gambar pada langkah 1

Buka dokumen baru Word 2007 atau Buat dokumen master berupa. dengan data berikut dan simpan dalam format Word 97 – 2003 (.doc).

Langkah-langkah Tahap 2:

Di master MS Word, Mailings tab, grup Start Mail Merge, klikStart Mail Merge dan pilih Directory.

Sekarang kita akan menyisipkan data source. Pada Mailings tab, grupStart Mail Merge, klik Select Recipients.

Pilih Use Existing List, dan cari lokasi dokumen (menu.xls) pada kotak dialog Select Data Source. Kemudian klik Open.

Sekarang kita akan menaruh data pada masing-masing tempatnya. Taruh kursor di samping tulisan Kode:.
Kemudian pada Mailings tab, grup Write & Insert Fields, klik Insert Merge Field dan pilih Photo dan Nama

Selanjutnya kita akan menyisipkan gambar. Klik pada kolom kedua tabel.

Pada Insert tab, Illustrations grup, klik Picture dan cari lokasi gambar.

Klik pada salah satu gambar katalog. Kemudian klik tanda panah pada tombol Insert dan pilih Link to File.

Selanjutnya tekan tombol ALT + F9 untuk menampilkan kode field.

Hapus nama file gambar. Pada tutorial ini, nama file adalah gundam. Hasilnya adalah seperti gambar berikut

Selanjutnya kita perlu menambahkan satu kode lagi agar gambar sesuai dengan datanya masing-masing.

Pilih teks “{MERGE FIELD PHOTO}.jpg” seperti contoh gambar berikut dan tekan tombol CTRL + F9 untuk membuat kurung kurawal.

Pada posisi setelah kurung kurawal pembuka, ketik IF TRUE

Tekan tombol ALT + F9 untuk menyembunyikan kode field.

Klik tombol Mailings tab, klik Preview Results. Klik tanda panah untuk berpindah antar data/record.
Jika masih ada yang ingin diubah, klik lagi tombol Preview Results dan lakukan perubahan yang diinginkan.

Untuk menyimpan hasil mail merge, klik tombol Finish & Merge, pilihEdit Individual Documents, klik All dan OK.

MAIL MERGE DENGAN EXCEL

Langkahpertamabuatlah master data pada Microsoft office word…

Dan langkahkeduamembuat data source pada Microsoft office excel

Setelah dibuat maka harus di save lalu gunakan tab mailing kik tab mailing dan pilih start mailing merge dan select recipient

PilihUse Existing List, dancarilokasidokumen (Data Surat) padakotak dialog Select Data Source. KemudianklikOpenuntukmenampilkankotak dialog Select Table.

Padakotak dialog Select Table, klik lembar kerja yang berisi sumber data dan pastikan kotak First row of data contains column headers dicentang. Kemudian klik OK.

Sekarang kita akanmenempatkan data pada masing-masing tempatnya.Taruh di kursor di bawah tulisan kemudianpada Mailings tab, grup Write & Insert Fields, klik Insert Merge Field dan pilih Nama. dan Alamat

Setelah selesai kita dapat melihat hasil penggabungan data dengan mengklik priview result dan akhirnya selesai sudah pembuatan mail merge menggunakan 2 aplikasi yaitu ms. Word dan ms. excel

CARA MAIL MERGE DARI WORD

Pertama buatlah suratnya itu sendiri dan biasanya ini digunakan untuk pembuatan surat resmi ataupun surat panggilan yang dicetak berskala banyak.

Kedua klik mailing pada tab diatas pilih star mail merge

Lalu menentukan penerima dengan edit recipient dengan menggunakan new type recipient list

Lalu mucul kotak new adress list dan ada address field kita harus hapus rapihkan semua

Lalu isi filed name yang akan kita isi dengan data dari penerima

Dan setelah itu kita akan membuat data source bagi si penerima.

Setelah itu semua selesai hanya tinggal insert merge field

pilih format yang akan di insert setelah selesai untuk lebih yakin kita dapat menggunakan mode preview setelah yakinn hanya tinggal save jika mau di print hanya tinggal di print all